Klauzula apostille w obrocie nieruchomościami

Data aktualizacji: 21 lutego, 2024

Klauzula apostille (w postaci standaryzowanej treści, pieczęci i podpisu) jest potrzebna, gdy cudzoziemiec chce użyć dokumentu poza granicami państwa z którego pochodzi, żeby zagwarantować lokalnemu urzędowi pewność autentyczności tego dokumentu.

Czym, jest apostille?

Apostille to rodzaj legalizacji dokumentów, często tych, które są wykorzystywane w transakcjach związanych z obrotem nieruchomościami. Niezbędne są na pełnomocnictwach dla osób biorących udział w zawieraniu transakcji lub ubiegających się o wydanie wymaganych dokumentów.

Klauzula apostille przy sprzedaży nieruchomości

Zdarza się, że spadkobiercami zostają osoby, które nigdy nie były w Polsce, nawet nie widziały nieruchomości, którą odziedziczyły w całości lub udziały w jej własności (przy kilku spadkobiercach) i chcą sprzedać taką nieruchomość odziedziczoną w spadku. Nie muszą przyjeżdżać do Polski, żeby do tego doprowadzić. Wystarczy, że udzielą komuś pełnomocnictwa do wykonania wszystkich niezbędnych czynności, w tym do sprzedaży nieruchomości w obecności polskiego notariusza. Pełnomocnikiem najczęściej zostaje jeden ze spadkobierców lub ktoś z rodziny, ale może to być np. polski pośrednik w obrocie nieruchomościami. 

Klauzula apostille przy kupnie nieruchomości za granicą 

Wraz ze wzrostem zainteresowania Polaków kupowaniem nieruchomości za granicą wielu z nas ma do czynienia z koniecznością uzyskania apostille, ponieważ w innych państwach występujemy jako cudzoziemcy.

W dn. 5.10.1961 r. została podpisana w Hadze międzynarodowa konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, na mocy której państwa sygnatariusze zgadzały się na umożliwienie posługiwania się dokumentem w innym państwie będącym stroną tej konwencji pod warunkiem posiadania odpowiedniej legalizacji w postaci klauzuli apostille. Tym samym każde umawiające się państwo zwolniło z wymaganego wcześniej obowiązku legalizacji przez własne organy dyplomatyczne lub konsularne dokumentów, do których ma zastosowanie ta konwencja i które mają być przedłożone na jego terytorium.

Co zawiera apostille?

Klauzula apostille wydawana jest na wniosek osoby, która podpisała dokument, bądź jego posiadacza. Po prawidłowym wypełnieniu poświadcza ona:

• autentyczność podpisu,
• charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument,
• oraz, w razie potrzeby, tożsamość pieczęci, stempla lub znaczka skarbowego, którym dokument jest opatrzony.

Nie oznacza, że treść dokumentu była przez wystawiającego apostille weryfikowana.

Gdzie uzyskać apostille?

Klauzula ta może być wystawiona przez właściwy urząd państwa, w którym powstał dokument. Sporządzana jest w języku urzędowym tego państwa. Każdy z sygnatariuszy konwencji haskiej ma własne ustalenia przewidziane dla wystawiania apostille.

W Polsce tę klauzulę wystawia Dział Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Można to załatwić na miejscu osobiście po wypełnieniu odpowiedniego formularza i uiszczeniu opłaty lub listownie dostarczając do MSZ przedmiotowy dokument oraz potwierdzenie dokonania opłaty.

Czy apostille trzeba tłumaczyć?

Przy posługiwaniu się w Polsce zagranicznymi dokumentami z apostille należy pamiętać, że taki dokument zawsze będzie wymagał tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego. Treść samego apostille też jest przez niego tłumaczona.